Näin kirjoitetaan hyvä tiedote – helppo ohje askel askeleelta
Millainen on hyvä mediatiedote? Koostimme avuksesi takuuvarman ja yksinkertaisen mallin, jota seuraamalla osaat ottaa tärkeimmät asiat huomioon.
Tiedotteen tekeminen ei ole vaikeaa, kunhan pidät asiat yksinkertaisina ja muistat, että lehdistötiedote ei ole mainos eikä toimittaja työskentele organisaatiosi markkinointiosastolla. Siispä alkuun kolme tärkeää seikkaa.
Muistilista tiedotteen kirjoittajalle
- Mikä on lukijalle eli toimittajalle tärkeintä ja kiinnostavinta? Asetu jokaisessa kohdassa toimittajan asemaan. Vaikka haluaisit kehua organisaatiotasi kuinka vuolaasti, sinun on päästettävä irti lauseista, jotka eivät palvele toimittajaa.
- Tekstin ydinasian on oltava otsikossa ja ingressissä. Onnistuitko tässä? Kokeile peittää muu teksti ja katso, mitä tiedotteen aloitus kertoo. Jos aloitus on löyhää jaarittelua, pistä se rohkeasti uusiksi.
- Kirjoita siten, että lukijalla ei tarvitse olla taustatietoa aiheesta eikä hänen tarvitse tutustua oman alasi termistöön. Oleta, että lukija ei tunne aihettasi ja selitä asiat kunnolla.
Mediatiedotteen rakenne
Tämä tiedotemalli etenee tiedotteen rakenteen mukaan, ylhäältä alas. Tavoitteemme on karsia turhat mutkat pois ja tarjota viestijän avuksi helppo lehdistötiedotteen malli. Muista siis ohjetta lukiessasi, että nämä eivät ole ehdottomia sääntöjä.
Step by step -ohje mediatiedotteen kirjoittamiseen:
- Julkaisupäivämäärä
Kirjoita ensimmäiselle riville ”Mediatiedote XX.XX.XXXX”, jossa korvaat X:t päivämäärällä. Tee rivin tasaus oikeaan reunaan. - Tiedotteen otsikko
Hyvä tavoitepituus on 70–100 merkkiä. Koska merkkejä on käytössä vähän, mieti jokaisen sanan kohdalla erikseen, lisääkö tämä sana otsikon kiinnostavuutta vastaanottajan näkökulmasta. - Ingressi
Hyvä tavoitepituus on 200–300 merkkiä. Tiivistä ingressiin koko tiedotteen tärkein ydin. - Leipäteksti
Hyvä tavoitepituus yhdelle tekstikappaleelle on 300–400 merkkiä. - Väliotsikko
Lisää väliotsikko leipätekstiin aina 2–3 tekstikappaleen välein. Jos tekstikappaleita on enintään kolme, jätä väliotsikot pois. - Maininta ajankohtaisesta asiasta
Jos mediatiedote liittyy esimerkiksi lähestyvään tapahtumaan tai muuhun ajankohtaiseen aiheeseen, kirjoita ajankohta, tarkat osoitetiedot ja muut vastaavat faktat viimeiseen tekstikappaleeseen. Kerro esimerkiksi, mille messuille osallistutte tai milloin näyttelyn avajaisia vietetään. Kursivoi tekstikappale - Lisätietojen antaja
Kirjoita yhdelle riville ”Lisätietoja” ja boldaa se. Kirjoita seuraavalle riville lisätietojen antajan titteli, nimi ja yritys. Kolmannelle riville tulee hänen puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa. Jos lisätietojen antajia on kaksi, toista rivit kaksi ja kolme.
Esimerkki:
Lisätietoja
Viestinnän asiantuntija, Emilia Särkiniemi, Unfair Lean Marketing Oy
p. 041 434 1444 / emilia.sarkiniemi@unfair.fi - Organisaation esittely
Kirjoita vielä yksi tekstikappale, jossa kerrot tiiviisti, millainen organisaatiosi on. Kerro, mitä te teette ja kenelle sekä miten ja missä te toimitte. Kursivoi kappale. - Kuvateksti
Jos liität tiedoteviestiin valokuvan, kirjoita, keitä kuvassa on tai mitä siinä tapahtuu. Lisää kuvaajan nimi sekä tieto, onko kuva median vapaassa käytössä vai liittyykö kuvan käyttöön rajoituksia.
FAQ: Lisää vinkkejä tiedotteen kirjoittamiseen
Mikä on hyvä lehdistötiedotteen pituus?
2000–2500 merkkiä on hyvä tavoitepituus, kun välilyönnit lasketaan mukaan.
Kannattaako tiedote lähettää sähköpostin liitteenä?
Ei kannata. Lähetä koko tiedoteteksti sähköpostin viestiosiossa.
Mitä sähköpostin otsikoksi kirjoitetaan?
Tiedotteen otsikko. Ei haittaa, että se toistuu viestikentässä uudelleen.
Voiko tiedotteeseen liittää kuvan mukaan?
Kyllä. Lähetä yksi kuva liitetiedostona, jonka koko on selvästi alle 1 MB.
Valmennuksesta apuja mediasuhteiden ja mediaviestinnän hallintaan
Tämän helpon tiedotemallin avulla saat luotua simppelin mediatiedotteen itse. Kun haluat kasvattaa tiedotteesi läpimenon mahdollisuutta tai kehittyä toimivan tiedotteen kirjoittamisessa, Unfairin mediaviestinnän ammattilaiset ovat apunasi. Koulutamme sinut tunnistamaan oman organisaatioisi uutisaiheet ja opetamme parhaat vinkit mediatiedotteiden läpi saamiseksi.
Tutustu mediaviestinnän koulutukseemme:
https://unfair.fi/koulutus/mediaviestinta/
Kun juttuaiheesi pääsee mediaan, on tärkeää olla valmistautunut toimittajan haastatteluun. Valmennuksemme avulla tutustut erilaisiin tiedotusvälineisiin sekä pääset harjoittelemaan vastaustyylejä ja vakuuttavuutta.
Lisätietoja mediavalmennuksestamme:
https://unfair.fi/koulutus/mediavalmennus-valmiuksia-ja-varmuutta-haastattelutilanteisiin/
Halutessasi voimme tietenkin myös kirjoittaa tiedotteet puolestasi. Kun haluat saada tärkeän aiheesi läpi ja tehdä mediaviestintää strategisesti, olemme apunasi. Tuloksekkaiden mediatiedotteiden kirjoittaminen, jakelu ja seuranta on mediaviestinnän ammattilaistemme leipälaji.
Tutustu asiakkaidemme onnistumisiin ja hienoihin läpimenoihin mediassa!
Pancho Villa – Mediaviestinnän tehokuuri tuplasi näkyvyyden
Soldem – Brändiuudistus ja viestintäkonsultointi myynnin monitoimitalolle
Insta Group – Strategisella viestinnällä liidejä ja medianäkyvyyttä yli toimirajojen
Eli…
Tiedotteen tekeminen ei ole vaikeaa, kunhan pidät asiat yksinkertaisina ja muistat, että lehdistötiedote ei ole mainos eikä toimittaja työskentele organisaatiosi markkinointiosastolla. Ole yhteyksissä meihin, kun tarvitset apua tiedotteesi kanssa.
Kirjoittaja
Emilia Särkiniemi
Utelias viestijä, joka työskentelee mielellään tiimissä. Toimittajataustan vuoksi sekä kysyy että kuuntelee sujuvasti ja kiteyttää sitten olennaisen. Moderni martta on aina jossain menossa.
