Unohda perinteinen tapa – Osallistava strategiaprosessi tuo muutoksia arkeen nopeasti

Kestääkö strategiatyö turhan kauan? Onko sitä vaikea sisäistää ja viedä käytäntöön? Miten luodaan elävä strategia, jossa henkilöstön ja asiakkaiden ääni pääsee kuuluviin – ja joka ei ole vanha jo syntyessään?

Veikkaan, että useimmilla meistä on kokemusta perinteisestä strategiatyöstä, jossa johtoryhmä vetäytyy kuukausiksi kulmahuoneeseen pohtimaan firman tulevaisuutta. Pahimmassa tapauksessa tuloksena on kasa PowerPointteja ja kimuranttia talouskäppyrää, joita yksittäisen työntekijän on vaikea ymmärtää.

Seuraavaksi joku johdosta kahlaa henkilöstöinfossa läpi 100 slidea ja kysyy lopuksi: ”Onko kysyttävää?” Haudansyvän hiljaisuuden vallitessa todetaan, että ”hommahan meni hyvin, kun kysymyksiä ei kuulu”. Niinpä kaikki jatkuu kuten ennenkin. Kukaan ei syty eikä mitään tapahdu.
Kuitenkin strategia herää eloon vasta, kun kaikki sisäistävät, mistä siinä on kyse ja mitä sen toteuttaminen arjen tasolla tarkoittaa. Tämä on viesti, jonka joka kerran tuon pöytään ja jonka edessä kaikkien päät lähes poikkeuksetta nyökyttelevät.

Mikä menee pieleen?

Uskalla tehdä toisin

Olen viimeiset 20 vuotta saanut kehittää upeiden yritysten strategista viestintää lukuisilla eri toimialoilla. Yrittäjänä on helppo samaistua siihen, että resurssit ovat tiukoilla ja koko työyhteisön mukaan ottaminen vie arvokasta aikaa asiakkaiden palvelemiselta ja laskutettavasta työstä. Kun soppaan otetaan mukaan vielä useampi maa ja lokaatio, paketissa alkaa kieltämättä olla melkoinen himmeli, jota hallita.

Yleensä unohtuu, että strategiaa ei tehdä niinkään itselle vaan muille. Tänä päivänä strategia on mahdollista luoda yhdessä koko henkilöstön ja jopa asiakkaiden kanssa yllättävän pienin ponnistuksin. Kyse on enemmän asenteestakuin itse prosessista. Onneksi tapaan yhä enemmän johtajia, jotka uskaltavat ajatella ja tehdä toisin.

Hiljainen tieto on äänekäs voimavara

Vuoropuhelun kautta saadaan arvokasta palautetta siitä, mihin suuntaan liiketoimintaa ja tekemistä pitää kehittää ja mikä asiakasrajapinnassa aidosti tuottaa arvoa. Yhtä tärkeä on tunnistaa ajoissa, mikä uudessa strategiassa uhkaa jäädä epäselväksi ja millaisia ennakkoluuloja se herättää.

Kun työntekijät tulevat kuulluksi ja pääsevät kommentoimaan strategiaa jo prosessin aikana, he ymmärtävät, mihin strategian uudistamisella pyritään ja miksi. Näin kaikki pääsevät vaikuttamaan lopputulokseen, he myös sitoutuvat siihen. Kun hiljainen tieto myös dokumentoidaan, sitä on helppo hyödyntää liiketoiminnan kehittämiseen ja koko työyhteisön yhteispelin parantamiseen.

Keskustelulle on aina olemassa luontaisia foorumeita ja digitaalisia työkaluja, jos ne vaan oivalletaan ottaa käyttöön.

Sanat muuttuvat teoiksi vasta konkretian kautta

Strategia on pureskeltava yksiköissä ja tiimeissä arjen tasolle. Jokaisen työntekijän pitäisi ymmärtää vastaukset näihin kysymyksiin: Mitä tämä tarkoittaa juuri minulle? Mihin arkisiin asioihin kiinnitän jatkossa enemmän huomiota? Mistä tiedän, että olen onnistunut niissä? Ratkaisevia ovat juuri ne pienet ja käytännönläheiset asiat, joita jokainen voi tehdä, ja jotka muistuttavat, mitä ollaan yhdessä rakentamassa.

Tässä asioiden yksinkertaistaminen nousee omaan arvoonsa. Tarvitaan simppeliä ja helposti samaistuttavaa kieltä, konkreettisia esimerkkejä ja samaistuttava tarina. Kun kylkeen lyödään vielä koko organisaation läpileikkaava strategiaviestintä ja työkalut esimiehille, koossa on hyvät eväät onnistumiseen.

Entä jos tekisitkin seuraavan strategiakierroksen toisin – kevyemmin, ketterämmin ja ennen kaikkea vuorovaikutuksessa koko työyhteisön kanssa? Kokeneen ja yrityksesi liiketoimintaa ymmärtävän fasilitaattorin johdolla strategiatyö etenee tehokkaasti ja ulkopuolisen on helppo oivalluttaa niin johtoa kuin henkilöstöä tarkastelemaan asioita uudesta perspektiivistä.

Mitä tuumit, joko aloitetaan?

Perinteisen mallin haasteita:

  • Strategia on yksin johdon tekemä.
  • Tuotos pitkä liuta Powerpoint-slideja.
  • Sisältö on kaukana henkilöstön arjesta.
  • Osallistaminen ja jalkautus unohtuu.
  • Asiakasrajapinnan näkökulma jää heikoksi.
  • Prosessi on raskas ja pitkä.

Ketterän strategiaprosessin etuja:

  • Asiakkaiden ja henkilöstön ääni pääsee kuuluviin
  • Työntekijät sitoutetaan jo prosessin aikana.
  • Pelot ja ennakkoluulot saadaan purettua heti.
  • Strategia on mutkaton muistaa ja viestiä eteenpäin
  • Vaikutukset arkeen näkyvät nopeasti.
  • Strategia valmistuu ketterästi ja nopeasti

Eli…

Oletko valmis strategiaprosessiin, jossa henkilöstön ääni pääsee kuuluviin ja jonka vaikutukset näkyvät nopeasti arjessa? Tutustu Unfairin ketterään strategiaprosessiin palvelusivuillamme!

Kirjoittaja

Taru Kumpulainen

Strategisen kiteyttämisen mestari, joka syttyy monimutkaisten asioiden yksinkertaistamisesta. Nauttii nykytilan haastamisesta, joka tuloksena syntyy lähes poikkeuksetta jotain uutta. Sukeltaa suoraan syvään päähän ja hallitsee kokonaisuuksia isosta kuvasta yksityiskohtiin.

Lisää aiheesta